Làm thế nào để biết hóa đơn điện tử hợp pháp hay không?

Khi nhận được một hóa đơn điện tử thì làm thế nào để các kế toán có thể “nhận diện” được hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ hay không? Một trong những cách thông dụng nhất mà kế toán thường hay thực hiện đó chính là việc tìm hiểu cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp pháp để có thể ứng dụng vào ngay công việc của mình.

Việc nhận hóa đơn điện tử từ bên bán và bên mua đang trở thành thông dụng hiện nay tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì đặc thù hóa đơn điện tử không phải loại hình hóa đơn giấy nên nhiều kế toán còn khá lúng túng trong việc xác định tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn để thực hiện việc hạch toán thông thường được chính xác, đúng theo quy định của pháp luật.

Trước khi nắm được cách để biết được hóa đơn điện tử có hợp lệ, hợp pháp hay không thì doanh nghiệp cần phải biết được thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ, thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp.

Thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp?

Hóa đơn điện tử hợp pháp cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

-Thứ nhất, bên bán đã thực hiện gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế trước khi sử dụng

– Thứ hai, khi xuất hóa đơn thì bên bán phải đang ở tình trạng hoạt động bình thường

– Thứ ba, mẫu số, ký hiệu và các thông tin khác của bên bán trên hóa đơn đúng với thông tin đã nộp thông báo phát hành cho cơ quan thuế.

hóa đơn điện tử

Vậy thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ?

Không chỉ cần phải kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, các doanh nghiệp còn phải kiểm tra cả tính hợp lệ của hóa đơn nữa. Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải đáp ứng những điều sau:

-Thứ nhất, thông tin của người mua đúng theo MST của người mua cung cấp

– Thứ hai, Nội dung hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng.. đúng theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng nếu có.

Đặc biệt, với hóa đơn điện tử thì có thêm một số điểm chú ý như sau:

-Một số Cục Thuế yêu cầu ngày ký điện tử phát hành hóa đơn (xuất hóa đơn) phải trùng với ngày lập. Trừ các trường hợp đặc thù như kinh doanh Xăng dầu, Điện nước

– Trên Hóa đơn phải có thông tin Ngày ký

– Hóa đơn điện tử thì nội dung hàng hóa không ghi theo kiểu đính kèm bảng kê.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử 

Sai sót thường gặp về khai thuế không nên bỏ qua 

Tăng cường áp dụng khai thuế qua mạng trong doanh nghiệp

Việc tra cứu hóa đơn điện tử chính là một trong những biện pháp hữu hiệu để đảm bảo các doanh nghiệp có thể biết được tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn. Doanh nghiệp có thể thực hiện việc tra cứu theo các bước sau:

Thứ nhất, Tra cứu hóa đơn trên link tra cứu được Bên bán cung cấp

Khi nhận được hóa đơn điện tử, cần kiểm tra qua mã Tra cứu và link tra cứu được bên bán cung cấp để xem bản hiển thị của hóa đơn.

Thứ hai, Tra cứu thông tin phát hành hóa đơn và tình trạng của MST trên các cổng thông tin của Tổng Cục Thuế

Thứ ba, Kiểm tra nội dung hóa đơn

Ở bước này, kế toán cần phải kiểm tra xem nội dung của hóa đơn đã chính xác hay chưa:

– Thông tin bên mua: MST, Tên Cty, Địa chỉ

– Thông tin hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng.

– Ngày ký và ngày lập cần trùng nhau, trừ các trường hợp đặc thù

– Không được đính kèm bảng kê

Như vậy, trên đây là các bước để doanh nghiệp có thể xác định được hóa đơn điện tử mà mình đã lập đã đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ hay chưa để có thể sử dụng được đúng theo quy định của pháp luật, tránh tình trạng sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *